首先，判定材料是否屬于所管干部的材料及內(nèi)容。發(fā)現(xiàn)有同名異人、張冠李戴的，或不屬于干部檔案內(nèi)容和重復多余的材料，應(yīng)清理出來。對其中有保存價值的文件、資料，可交文書檔案或轉(zhuǎn)有關(guān)部門保存。不屬于干部檔案內(nèi)容，比較重要的證件、文章等，組織不需要保存的，退給本人。無保存價值又不宜退回本人的，應(yīng)登記報主管領(lǐng)導批準銷毀。
其次，審查材料是否齊全、完整。政審材料一般應(yīng)具備審查結(jié)論、調(diào)查報告、上級批復、主要證明材料、本人的交待等。處分材料一般應(yīng)具備處分決定(包括免予處分的決定)、調(diào)查報告、上級批復、個人檢討或?qū)μ幏值囊庖姷取Ｉ鲜霾牧�，屬于成套的，必須齊全；每份歸檔材料，必須完整。對頭尾不清、來源和時間不明的材料，要查清注明后再歸檔，凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料，不能歸檔。
接著，審查材料是否手續(xù)完備。凡規(guī)定需由組織蓋章的，要有組織蓋章。審查結(jié)論、處分決定、組織鑒定、民主評議和組織考核中形成的綜合材料，應(yīng)有本人的簽署意見或由組織注明經(jīng)過本人見面。任免呈報表須注明任免職務(wù)的批準機關(guān)、批注時間和文號。出國、出境審批表，須注明出去的任務(wù)、目的及出去與返回的時間。凡不符合歸檔要求，手續(xù)不完備的檔案材料，須補辦完手續(xù)后再歸檔。
